Wat is dat eigenlijk, corporate housekeeping?

Terechte vraag, want het is niet zo vanzelfsprekend als ik het zou willen. Corporate housekeeping is de term voor het op orde houden van het “juridische huishouden” van vennootschappen.

Waar moet ik dan aan denken?

Uit de wet en de statuten van vennootschappen volgen een aantal verplichtingen waar iedere vennootschap aan moet voldoen. Je moet dan bijvoorbeeld denken aan de regels voor het benoemen of ontslaan van bestuurders en directeuren, en de bijbehorende mutaties bij het Handelsregister. Voor het nemen van besluiten buiten vergadering door de aandeelhouder, of voor de jaarlijkse aandeelhoudersvergadering. Regels voor het vaststellen en goedkeuren van de jaarrekening. Voor het starten en ook weer opheffen van de vennootschap.

Welnu, corporate housekeeping zorgt ervoor dat deze juridische handelingen netjes en tijdig uitgevoerd worden, en bovendien dat het op de juiste wijze wordt vastgelegd.

Waarom is corporate housekeeping zo belangrijk?

Nog zo’n goede vraag. Je kan natuurlijk best maar wat aanprutsen, contracten ondertekenen zonder idee wie er formeel bevoegd is, de KvK laten voor wat het is. Maar áls er dan een keer iets fout gaat, dan gaat het goed fout.

Heb je een geschil over een contract dat is ondertekend door iemand die dat niet mocht? Bewijs het maar als je KvK inschrijving 5 jaar geleden voor het laatst is geüpdatet. Gaat je bedrijf onverhoopt failliet en is de jaarrekening niet correct of op tijd goedgekeurd? Dan kun je als bestuurder persoonlijk aansprakelijk worden gesteld voor alle schulden van je bedrijf.

Maar ik werk bij een supergroot bedrijf, dat zal toch wel meevallen?

Dan zeker! Hoe groter een groep van vennootschappen, hoe makkelijker het is om foutjes over het hoofd te zien. Een goede company database, gevuld met correcte en up-to-date data én iemand die ermee om kan gaan, is dan onontbeerlijk. Bovendien kun je uit zo’n database enorm belangrijke gegevens halen, die de directie, aandeelhouders en RvC graag willen zien. Bv over de geografische spreiding van je belangrijkste deelnemingen. Een overzicht van alle bestuurs- en toezichtsfuncties van de voorzitter. Eén plek om snel alle juridische documenten zoals statuten terug te vinden.

Zeg eerlijk, wist jij dat? Laat me weten in de reacties hieronder! Wil je meer informatie, neem dan contact met ons op. Onze gegevens vind je hier.